Intelligente Besucherverwaltung für den Deutschen Bundestag: VISITE

Besuche im Deutschen Bundestag werden vom Besucherdienst genau vorbereitet und geplant. Räume, Zeiten und Ressourcen sollen optimal für die Besucher koordiniert werden, die Besucherverwaltung soll schnell und effizient erfolgen. VISITE ist die Lösung der umfangreichen Kundenanforderungen. VISITE ist ein intelligentes webbasiertes System, das anwenderfreundlich und mit intuitiver Bedienung den komplexen Herausforderungen gerecht wird.

Die VISITE-Produktfamilie umfasst ein Portal für die Verwaltung (insbesondere den Besucherdienst des Deutschen Bundestages), für die Abgeordneten (die so selbstständig ihre eingeladenen Gäste einpflegen können) und für Besuchsinteressierte. Diese können unter www.bundestag.de/besuche Buchungsanfragen stellen, die bei der Terminvergabe mit VISITE Verwaltung abgeglichen werden. Für die Anmeldung spontaner Kuppelbesucher vor Ort wurde eine leichtgewichtige Anwendung entwickelt, mit deren Hilfe Besuche schnell gebucht und mit VISITE-Verwaltung synchronisiert werden können.

 

Kernmerkmale der webbasierten Produkte sind: schneller Datenzugriff, einfache Terminvergabe und effektives Ressourcenmanagement. Die Navigation erfolgt intuitiv und wird durch eine kontextsensitive Hilfe unterstützt.

Die VISITE-Produktfamilie wird kontinuierlich weiterentwickelt und an die komplexen Herausforderungen von Besucherdiensten und Veranstaltungsorganisatoren angepasst. Gerne stimmen wir mit Ihnen die Unterstützung Ihrer individuellen Anforderungen ab.

Sie können VISITE vielfältig einsetzen:

• Organisation von Veranstaltungen oder Meetings
• Terminvergabe
• Planung von Schulungs- und Tagungsveranstaltungen in Bildungseinrichtungen
• Organisation von Führungen (z.B. Stadtführungen, Betriebsbesichtigungen, Exkursionen)
• Belegung von Patientenzimmern und OP-Räumen in Krankenhäusern
• Zentrale Besuchsdienste z.B. in Museen, Unternehmen und öffentlichen Institutionen
• Management von Fuhrparks
• Personaleinsatzplanung

Den Funktionsumfang Ihrer Version von VISITE Verwaltung können Sie in Abstimmung mit uns individuell zusammenstellen. Verfügbare Features sind z.B.:

• Ausgefeilte Verwaltung von Besuchsterminen
• Erstellung z.B. von Bestätigungs-, Absageschreiben
• Übersichtliche, automatische ToDo-Verwaltung
• Umfangreiche Stammdatenverwaltung
• Verwendung von Textbausteinen und vordefinierten Schreiben
• Nutzung von Sitzungsplänen und Kalendern
• Verwaltung von Restaurants, Kantinen
• Unterstützung von Wahljahren
• Tribünenverwaltung
• Kontingentverwaltung
• Anbindung externer Benutzer
• Vielfältige Pläne und Statistiken
• Übersichten zu Stammdaten
• Ausgefeilte Rollen- und Rechteverwaltung

Die Herausforderung

• Koordinierung von jährlich über 2,5 Millionen angemeldeten Besucher
• Zusammenführung der Kanäle der Anmeldungen (Referat Besucherdienst, Mitglieder des Bundestages und Online-Anmeldung)
• Gezielte Koordination der Besuchergruppen muss über eine einheitliche Plattform erfolgen

Die Lösung

• ITSO entwickelte das Besucherverwaltungssystem VISITE.
• VISITE bietet eine übersichtliche, internetbasierte, grafische Oberfläche.
• Hochkomplexes Planungssystem zur Unterstützung der Mitarbeiter/innen beim Auffinden, Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Veranstaltungen unter Berücksichtigung zahlreicher Constraints (Nebenbedingungen).

Die Vorteile

• Vereinfachung der Besucherverwaltung durch effiziente Ressourcenplanung.
• Anwenderfreundliche Software mit verschiedenen Tools: Veranstaltungsplanung, Terminverwaltung, Statistikerstellung, ToDos, Kontingentüberblick.
• Leistungen von ITSO: Softwareentwicklung von der Feinspezifikation bis zur produktiven Software, Schulungen, fortlaufende Weiterentwicklung und Wartung.

Leistungskennzahlen

• Produktiver Einsatz: Seit 2006
• Größe des Projektteams: 5 bis 12 Mitarbeiter
• Besucherzahl des Deutschen Bundestages pro Jahr: über 2,5 Millionen
• Verarbeitete Transaktionen p.a.: 500.000 Besuchergruppen
• Constraints, die für Terminermittlung berücksichtigt werden müssen: 30
• Aktive Nutzer von VISITE Verwaltung: 60